AUDIT KOMUNIKASI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGUKUR EFEKTIFITAS
DAN EFISIENSI KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI
Oleh:
Wina Puspita Sari , M.Si
Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Budi Luhur
Perusahaan atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk suatu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan lainnya. Mereka bekerja sama melakukan berbagai kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi diantaranya untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya, memperlancar pelaksanaan rencana kerja, termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan dan berhubungan dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.
Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi. Dengan melakukan audit komunikasi, segala hambatan komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras. Namun, hingga kini belum banyak eksekutif perusahaan atau organisasi yang menyadari pentingnya dilakukan audit komunikasi secara berkala. Mereka juga belum memahami apa dan bagaimana cara melakukan audit komunikasi dan bagaimana hubungannya dengan efektivitas kegiatan komunikasi yang dilakukan. Untuk itu berikut ini beberapa penjelasan yang berkaitan dengan audit komunikasi yang perlu diketahui untuk kepentingan kelangsungan hidup dan kesehatan organisasi.
Salah satu definisi komunikasi organisasi yang ada adalah definisi komunikasi menurut Redding dan Sanborn. Menurut mereka, komunikasi organisasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan informasi dalam sutau organisasi yang kompleks, meliputi Komunikasi internal yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam suatu organisasi meliputi komunikasi vertikal dari atas ke bawah (downward) maupun komunikasi dari bawah ke atas (upward) dan komunikasi horisontal diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam suatu organisasi. Selain itu, organisasi juga melakukan komunikasi eksternal dengan publik-publik eksternal yang berkaitan dengannya (Goldhaber, 1993:12). Komunikasi tersebut terjadi setiap hari dengan menggunakan berbagai media dan memiliki tujuan.
Ketika mendengar kata audit, yang pertama kali terpikirkan adalah audit atau pemeriksaan yang berkaitan dengan keuangan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia pun, kata audit berarti pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dan sebagainya) dan pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang dihasilkannya
Namun berdasarkan definisi baku tersebut diatas, terdapat beberapa hal penting, yakni : Pertama, audit adalah proses yang sistemik, artinya pemeriksaan dan pengujian data oleh auditor dilakukan secara terencana, teratur dan metodologis. Kedua, audit adalah perolehan dan penilaian secara objektif atas buktibukti, artinya audit merupakan suatu penelitian atau pemeriksaan empiris yang independen Ketiga, audit adalah penentuan tingkat kecocokkan antara pernyataan dengan kriteria-kriteria yang mapan, artinya audit merupakan wujud dari penentuan atau penilaian profesional dengan kriteria yang sudah baku Keempat, audit dilengkapi dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua pihak pengguna yang berkepentingan yang berarti bahwa hasil evaluasi tersebut terbuka bagi pihak-pihak yang seharusnya mengetahuinya(Andre Hardjana, 2000:6).
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa audit merupakan proses pengujian atau evaluasi suatu persoalan secara sistemik, terencana, teratur dan metodologis, objektif bedasarkan bukti, menggunakan kriteria baku yang sudah ditetapkan sebelumnya dan audit dilengkapi dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua pihak yang berkepentingan.
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa penyelenggaraan audit komunikasi bermanfaat bagi kelangsungan dan efektivitas komunikasi dalam organisasi, yakni :
a. untuk mengetahui apakah dan dimana terjadi kelebihan (overload) atau kekurangan (underload) muatan komunikasi berkaitan dengan topik, sumber dan saluran komunikasi
b. untuk menilai kualitas informasi dan mengukur kualitas hubunganhubungan komunikasi secara khusus mengukur kepercayaan antar pribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja
c. untuk mengenali jaringan-jaringan yang aktif operasional komunikasi non formasl dan membandingkannya dengan komunikasi formal
d. untuk mengetahui sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan memperbandingkannya dengan peran masing-masing dalam jaringan komunikasi
e. untuk mengenali kategori dan contoh pengalaman dan peristiwa komunikasi yang positif maupun negative
Sedangkan alasan-alasan diselenggarakannya audit komunikasi adalah :
1. untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik
2. ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang
3. ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi yang terjadi
4. ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lain
Masalah-masalah dalam sistem komunikasi organisasi disebabkan oleh beberapa faktor dan mempunyai pengaruh baik internal maupun eksternal sehingga membutuhkan analisis dan interpretasi multidimensional. International Communication Association telah membakukan standar pengukuran untuk audit komunikasi yang dikenal sebagai system lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumuskan menjadi teknik dan metode :
1. survey dengan kuesioner
2. wawancara tatap muka
3. teknik analisis jaringan
4. pengalaman komunikasi
5. catatan harian komunikasi
Ada tiga jenis teknik pengumpulan dan analsis data yang bisa
digunakan dalam audit komunikasi, yakni :
1. teknik observasi
2. teknik wawancara
3. teknik analisis ini
Teknik ini digunakan untuk berbagai kepentingan, diantaranya untuk mengukur tingkat kemudahan pemahaman dari dokumen-dokumen organisasi, analisis tema pada suatu terbitan, analisis pesan melalui saluran komunikasi formal, dan sebagainya.Dalam audit komunikasi, teknik ini memberikan manfaat untuk tiga kegiatan, yakni membuat paparan apa, bagaimana dan kepada siapa suatu komunikasi dinyatakan; membuat inferensi tentang anteseden mengenai sebab musabab mengapa suatu komunikasi dinyatakan; dan membuat inferensi tentang apa dampak dari komunikasi ang dinyatakan tersebut.
Rencana kerja adalah pedoman teknis untuk melakukan serangkaian kegiatan untuk tujuan audit komunikasi, yang terdiri dari tiga tahapan kegiatan yaitu pencarian fakta (fact finding), analisis (analysis) dan evaluasi dan pelaporan (evaluation and reporting). Semua data yang sudah dikumpulkan tersebut diperiksa dengan tujuan untuk menentukan sejauhmana kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatannya dapat mencapai sasaran dari jaringan-jaringan komunikasi utama dan organisasi itu sendiri menggunakan berbagai teknik analisis diatas maupun analisis klasifikasi kegiatan, yakni dengan cara mengatur informasi yang diperoleh tentang kebijakan dan kegiatan komunikasi menurut jaringan komunikasi utama, kemudian membuat penilaian tingkat memadai atau tidaknya kegiatan komunikasi bila dibandingkan dengan kebijakan itu sendiri.
Komunikasi yang efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan kesehatan suatu organisasi. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi.
Audit komunikasi merupakan suatu kajian evaluatif secara empiris yang mendalam dan menyeluruh tentang sistem komunikasi keorganisasian baik komunikasi internal maupun komunikasi eksternal, dengan menggunakan berbagai teknik pengumpulan dan analisis data yang ada yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja organisasi. Hasil audit komunikasi dapat memberikan informasi yang berharga guna mencegah terjadinya kehancuran suatu organisasi. Audit komunikasi dapat dilakukan secara menyeluruh atau total, tapi dapat pula dilakukan audit komunikasi mini untuk mengukur efektf atau tidaknya suatu program komunikasi tertentu. Audit komunikasi mini dapat dilaksanakan dengan dana, energi dan waktu yang lebih terbatas. Audit komunikasi mini ini dapat menjadi petunjuk bagi pelaksanaan audit komunikasi total yang menyelruh dan mendalam.
Dengan melakukan audit komunikasi, segala hambatan komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras. Audit komunikasi ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu jenis penelitian dalam tahap fact finding kegiatan atau manajemen kehumasan.
URL:http://jurnal.bl.ac.id/wp-content/uploads/2007/11/Bl%20com%20wina%20sept2007.pdf
0 komentar:
Posting Komentar